Privacystatement

Wij vinden je privacy belangrijk!

Wat is de Algemene Verordening gegevensbescherming?

De AVG helpt de privacy van burgers te beschermen. De Autoriteit Persoonsgegevens is de toezichthouder op de AVG.

Privacystatement Groot Rotterdam

Om onze kinderopvang op een goede manier te kunnen organiseren, hebben we persoonsgegevens nodig van de kinderen, hun ouders en (toekomstige) medewerkers. Groot Rotterdam hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en doet er alles aan om je privacy te waarborgen. We vragen dan ook alleen persoonsgegevens die we echt nodig hebben. En geven ze alleen door aan organisaties die voor ons gegevens verwerken, of als het wettelijk verplicht is. Hieronder lichten we toe wat dat inhoudt.

Waarom hebben we persoonlijke informatie nodig

1. Voor een goede opvang en begeleiding van je kind.
2. Voor het toezenden van je plaatsingsovereenkomst en andere informatie. Dit gebeurt meestal via je account (het ouderportaal).
3. Voor het maken en innen van facturen.
4. Voor de subsidie voor peuteropvang.
5. Voor de Belastingdienst, i.v.m. eisen die gesteld worden aan de registratie van bepaalde gegevens.
6. Voor het begeleiden van medewerkers en het verwerken van salarisgegevens.

Welke gegevens registreren we?

1. Persoonlijke gegevens van medewerkers, ouders en kinderen, zoals naam, geslacht, geboortedatum, geboorteland, adres- en contactgegevens.
2. Gegevens die belangrijk zijn voor de gezondheid en de ontwikkeling van je kind.
3. Gegevens die nodig zijn voor de financiële administratie.
4. Gegevens die we op grond van een wet moeten registreren.

Welke bewaartermijn hanteren we?

We bewaren gegevens als we daar een wettelijke bewaarplicht voor hebben. Persoonsgegevens van medewerkers worden volgens de wettelijke bewaarplicht bewaard.
In het geval van sollicitaties bewaart Groot Rotterdam het CV en de sollicitatiebrief van sollicitanten maximaal 4 weken, tenzij de sollicitant nog in een lopende procedure zit.

Hoe gaan we om met foto’s en filmpjes?

We maken gebruik van beeldmateriaal van kinderen. Dat doen we alleen als ouders daarvoor toestemming hebben gegeven via het plaatsingsformulier en als medewerkers die toestemming hebben gegeven bij hun aanstelling.

Hoe waarborgen we de privacy bij de verwerking van je persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden verwerkt door werknemers van HR of door organisaties waarmee we samenwerken. Met die samenwerkingspartners sluiten we een overeenkomst waarin duidelijke afspraken staan, zodat je zeker weet dat de beveiliging van je persoonsgegevens goed geregeld is.

Verder delen we je persoonsgegevens alleen met andere organisaties als je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft of als dit wettelijk verplicht is. Zo worden kinddossiers aan de basisschool gegeven als je hiervoor toestemming hebt gegeven. Als je geen toestemming geeft, krijg je zelf het kinddossier mee als je kind onze opvang verlaat.

Wij geven je persoonsgegevens alleen door aan andere partijen als dat wettelijk verplicht of toegestaan is. Bijvoorbeeld als het gaat om de Meldcode kindermishandeling en huiselijk geweld, of aan SISA (= Stadsregionaal Instrument Sluitende Aanpak).

Hoe beschermen we persoonsgegevens?

Wij hebben allerlei technische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen. We hebben een privacyreglement waar alle medewerkers zich aan moeten houden. Er geldt een geheimhoudingsplicht voor iedereen die je gegevens verwerkt. Die geheimhoudingsplicht blijft gelden als een medewerker uit dienst gaat.

Hoe zijn onze digitale systemen beveiligd?

De ouderportaal en app zijn een veilige en afgeschermde omgeving om informatie te delen. We bepalen als organisatie zelf welke ouders en medewerkers toegang hebben tot bepaalde informatie. Alle gegevens worden beveiligd opgeslagen.

We beschikken over een SSL of TLS-certificaat (Transport Layer Security). TLS is gebaseerd op versleuteling. Het betekent dat een verbinding (met een hangslotje) niet is te onderscheppen door meelezers. Met TLS versleutelde verbindingen beginnen niet met http:// maar met https://. of HyperText Transfer Protocol Secure. De opslag van date gebeurt binnen Europa.

Wat zijn je rechten met betrekking tot je persoonsgegevens?

Als je ons toestemming hebt gegeven om je persoonsgegevens te verwerken, heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken. Je hebt recht om je gegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Ook kun je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een organisatie waarmee we samenwerken. Je mag je gegevens laten overdragen aan jezelf of direct aan een andere organisatie.

Waar kun je terecht als je niet tevreden bent?

Als je een klacht hebt over de manier waarop wij met je persoonsgegevens omgaan, neem dan contact met ons op. We doen dan ons uiterste best om er samen uit te komen. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; dit is de toezichthouder op privacybescherming.

Vragen

Meer informatie vind je in ons Privacyreglement. Je kunt dit opvragen bij ons.
Heb je na het lezen van dit Privacy Statement nog vragen over de manier waarop wij met je persoonsgegevens omgaat, of wil je informatie over het inzien of verwijderen van je opgeslagen gegevens, neem dan contact op met Arjan Verwoerd (Functionaris Gegevensbescherming) via privacy@hefgroep-kinderdam.nl.